La gestione della posta in arrivo può essere un'attività scoraggiante in questi giorni. Da quelle e-mail importanti che devi vedere a quelle che ti intralciano, può essere noioso organizzare tutto per vedere cosa vuoi vedere.
Se usi l'app Mail sul tuo Mac, puoi impostare regole e-mail che ti aiutano a gestirle tutte. E-mail dirette quando arrivano, contrassegnarle in modo che siano più facili da individuare e ripulire facilmente la posta in arrivo, ecco come.
Accedi alle Regole dell'app di posta
Con il vostro posta app aperta, segui questi passaggi per accedere a Regole la zona.
1) Clic posta dal menu e selezionare Preferenze.
2) Nella finestra che si apre, fai clic su Regole.
3) Verranno visualizzate tutte le regole che hai impostato. Per crearne uno nuovo, fai clic su Aggiungi regola.
Crea una regola di posta
Dopo aver cliccato Aggiungi regola, verrà visualizzata una finestra con varie opzioni per il tipo di regola che si desidera creare. Inizia descrivendo la tua Regola o semplicemente assegnandole un nome che abbia senso per te. Quindi, vai avanti per configurarlo.
Imposta le condizioni
La sezione successiva è dove si impostano le condizioni per l'email in arrivo. Dopo la parola Se, selezionare uno dei due Qualunque o Tutti dalla casella a discesa. Chiediti, vuoi che tutte le condizioni che inserisci siano soddisfatte o tutte?
Successivamente, hai impostato le condizioni per soddisfare e hai molte opzioni tra cui scegliere. La prima casella è per quelle email che arrivano e come identificarle. Quindi, selezionare tra opzioni come:
- Da chi proviene l'email, chi viene copiato o cosa si trova nella riga dell'oggetto
- La data inviata o ricevuta
- Se il mittente è nei tuoi contatti o no, è un VIP o è un membro di un gruppo
- Se la priorità dell'e-mail è alta, normale o bassa
- L'email contiene un certo tipo di allegato
A seconda dell'opzione selezionata, vedrai diverse opzioni. Per esempio, Il mittente è nei miei contatti, Priorità, o Il messaggio è posta indesiderata non offrono ulteriori condizioni per l'installazione. Ma altri chiedono condizioni aggiuntive. Per esempio, Tipo di allegato ti chiede di scegliere da un elenco e data inviata o ricevuta ti chiede l'età dell'email.
Potrebbe essere necessario decidere quale dovrebbe essere il messaggio contenere, non contenere, inizia con, finisce con, o è uguale a. Seguilo inserendo il testo nella terza casella. Quindi, potresti inserire qualcosa come "Da contiene la parola Apple" o "Oggetto contiene la parola Vendita".
Imposta le azioni
Dopo aver impostato le condizioni per l'email in arrivo, decidi quali azioni devono essere intraprese. Scegli tra opzioni come:
- Sposta il messaggio in un'altra cassetta postale o cartella
- Imposta il colore del messaggio
- Rispondi o inoltra automaticamente il messaggio
- Elimina il messaggio
- Segna il messaggio come letto
Proprio come con le condizioni che hai impostato, le azioni potrebbero richiedere maggiori dettagli. Se scegli Sposta messaggio, devi scegliere la casella di posta e la cartella. Oppure, se si seleziona Imposta il colore del messaggio, devi scegliere il colore e se deve applicarsi allo sfondo o al testo.
Dopo aver impostato la descrizione, le condizioni e le azioni, fai clic su ok e la tua nuova regola è pronta per partire. Lo vedrai quindi nel tuo elenco di regole nella casella Preferenze.
Se vuoi mai cambiare una regola, selezionala e fai clic modificare. Puoi anche fare clic Duplicare per copiare una regola e quindi apportare lievi modifiche o Rimuovere una regola che non ti serve più.
Regole di esempio
Non sei sicuro di come queste Regole possano aiutarti? Ecco alcuni esempi.
- Sposta i messaggi dal tuo capo nella cartella di lavoro.
- Ricevi notifiche quando ricevi messaggi da tua madre.
- Contrassegna e rispondi automaticamente ai messaggi contrassegnati come prioritari.
- Elimina automaticamente i messaggi con determinate parole nell'oggetto.
- Riproduci un suono quando arrivano e-mail contenenti allegati multimediali.
Come puoi vedere, le Regole possono non solo aiutarti a organizzare la posta in arrivo spostando o eliminando i messaggi, ma anche ricevere notifiche per quelli importanti o contrassegnare automaticamente i messaggi rendendoli più facili da individuare.
Inoltre, puoi impostare più di una serie di condizioni e azioni per un messaggio utilizzando i segni più in quelle sezioni per aggiungerne altri.
Regola delle regole di posta!
Non ci vuole molto a impostare le regole nell'app Mail e, una volta fatto, puoi usarle per organizzare la posta in arrivo senza alzare un altro dito. Sei pronto per iniziare a impostare alcune regole? Facci sapere quali crei che ti aiutano di più.
E dai un'occhiata a come filtrare le e-mail sul tuo iPhone e iPad o come lavorare con le regole e-mail in Gmail.
